Dokument- og saksbehandling

ErgoGroup har lang tradisjon i å utvikle løsninger for saks- og dokumentbehandling. Vi tilbyr skreddersydde systemer til blant annet kommune, stat og helsevirksomheter.

ePhorte er et brukervennlig system som samtidig gir deg tilgang til de funksjoner og den fleksibilitet som er spesifisert i NOARK-standarden.

Elektronisk arkivering
Løsningen er utarbeidet i henhold til kravnivået i NOARK-standarden som tillater elektronisk arkivering av saksdokumenter. Dette innbefatter de kontrollfunksjoner som må være tilstede for å sikre at lagring av saksdokumenter skjer i arkivformat som er godkjent av Riksarkivet.

Saksbehandling
ePhorte er integrert med en egen modul for elektronisk dokumenthåndtering og saksbehandling slik den er spesifisert i Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling. Dette inkluderer mulighet for å håndtere dynamiske dokumenter, registrering av dokumenter som ikke journalføres, versjonshåndtering, integrasjon mot e-post og bruk av digitale signaturer. Vi tilby også ePhorteInOutlook, en add-inn hvor saksbehandlere og ledere kan jornalføre saker til ePhorte fra Outlook. Les mer om dette i produktinformasjonen Office2ePhorte. 

I tillegg har vi utviklet en rekke spesialmoduler beregnet for behandling av ansettelses-, bygge-, delings- og plansaker.

E-post
Elektronisk arkivering, digitale signaturer og bruk av e-post har et gjensidig avhengighetsforhold. Stadig mer av korrespondanse mellom offentlige organer og omverdenen foregår med e-post. For å sikre at disse dokumentene blir forsvarlig journalført og arkivert, gir løsningen tilby muligheter for å registrere og arkivere e-post med tilhørende journalinformasjon. Med ePhorteInOutlook kan ePhorte brukere gjøre saksbehandlingen direkte i MS Outlook.

Utvalgsbehandling
ePhorte ha en egen modul for utvalgsbehandling. Denne modulen er laget for behandling av saker i styre, råd og utvalg. Statlige organ som har lagt i avgjørelsesmyndighet eller innstillingsrett til utvalg, vil også ha stor nytte av denne modulen.

Forholdet til offentligheten
Det er mulig å eksportere offentlige journalopplysninger og saksdokumenter fra ePhorte til ePort for publisering på internett.

Søkemuligheter
ePhorte inneholder kraftige søkemekanismer som gjør det mulig å søke både på journalopplysninger og på fritekst i dokumenter. Samtidig vil tilgangen til gradert informasjon styres av de innebygde sikkerhetsmekanismene.

Integrasjon og publisering
ePhorte har også muligheter for integrasjon og publisering mot portal. 

• ePhorte er integrert med elektronisk post og elektroniske skjema
• ePhorte oppfyller alle Riksarkivets krav
• ePhortes faste søk gir fullstendig oversikt
• ePhorte kan leveres integrert med SharePoint